Kurz gesagt: Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist eine Software, mit der Unternehmen Bewerbungen sammeln, sortieren und durchsuchen. Es liest Ihren Lebenslauf, wandelt ihn in strukturierte Daten um (Name, Positionen, Zeiträume, Fähigkeiten) und ermöglicht es Recruitern, Kandidaten nach Schlüsselwörtern zu filtern und zu suchen. Damit Ihr Lebenslauf dabei gut abschneidet, nutzen Sie ein einfaches Layout mit üblichen Abschnittsüberschriften, speichern eine Datei mit markierbarem Text und beschreiben Ihre Fähigkeiten mit denselben Begriffen wie die Stellenanzeige. Die Vorlagen von ProFitCV sind genau dafür gemacht, und Match job hilft Ihnen, Ihre Formulierungen an jede Anzeige anzupassen.

Diese Anleitung erklärt, wie ein ATS funktioniert, mit welchen Fehlern im Lebenslauf es Probleme hat und was Sie jeweils dagegen tun können.

Was ist ein ATS?#

Ein ATS (Applicant Tracking System, auf Deutsch Bewerbermanagementsystem) ist die Datenbank hinter dem Einstellungsprozess eines Unternehmens. Wenn Sie auf einer Karriereseite auf „Bewerben“ klicken, landet Ihr Lebenslauf meist in einem ATS und nicht direkt im Postfach einer Person. Bekannte Beispiele sind Workday, Greenhouse, Lever, iCIMS, Oracle Taleo und SAP SuccessFactors.

Recruiter nutzen das ATS, um:

  • alle Bewerbungen für eine Stelle an einem Ort zu sammeln,
  • alle Kandidaten nach Schlüsselwort, Berufsbezeichnung oder Fähigkeit zu durchsuchen,
  • nach Antworten auf Vorauswahlfragen zu filtern (zum Beispiel Arbeitserlaubnis oder Berufsjahre),
  • Kandidaten durch Phasen wie „Vorauswahl“, „Vorstellungsgespräch“ und „Angebot“ zu führen.

Die meisten großen und viele kleinere Unternehmen nutzen ein ATS. Gehen Sie also am besten davon aus, dass Ihr Lebenslauf durch eines läuft.

Wie liest ein ATS Ihren Lebenslauf?#

In drei Schritten:

  1. Auslesen. Das ATS extrahiert den Text aus Ihrer Datei und versucht, ihn Feldern zuzuordnen: Kontaktdaten, Berufserfahrung, Ausbildung, Fähigkeiten. Hier spielt das Layout die größte Rolle.
  2. Speichern. Die ausgelesenen Daten werden zu Ihrem Kandidatenprofil. Ging beim Auslesen etwas schief, fehlen vielleicht Ihre Positionen oder Zeiträume landen bei der falschen Stelle.
  3. Suchen und Einstufen. Recruiter durchsuchen diese Daten mit Schlüsselwörtern wie „Projektmanagement“ oder „Python“. Manche Systeme bewerten zusätzlich, wie gut ein Profil zur Stellenbeschreibung passt.

Der entscheidende Punkt: Recruiter finden Sie meist über eine Suche. Enthält Ihr Lebenslauf die gesuchten Begriffe nicht, oder konnte das ATS sie nicht lesen, tauchen Sie nicht auf, selbst wenn Sie qualifiziert sind.

Lehnt ein ATS die meisten Lebensläufe automatisch ab?#

Vielleicht haben Sie gelesen, dass „75 % der Lebensläufe vom ATS aussortiert werden, bevor ein Mensch sie sieht“. Für diese Zahl gibt es keine verlässliche Quelle. In der Praxis gilt:

  • Automatische Absagen entstehen meist durch Vorauswahlfragen („Haben Sie eine Arbeitserlaubnis für dieses Land?“), nicht durch den Lebenslauf selbst.
  • Die meisten Lebensläufe werden „abgelehnt“, weil sie nicht gefunden werden: Sie landen in der Suche oder im Abgleich des Recruiters weit hinten.

Es geht also nicht darum, das ATS „auszutricksen“, sondern darum, dass es Ihren Lebenslauf richtig liest und dieser die Begriffe enthält, nach denen Recruiter suchen.

So wird Ihr Lebenslauf ATS-freundlich#

Halten Sie das Layout einfach#

  • Nutzen Sie übliche Abschnittsüberschriften: „Berufserfahrung“, „Ausbildung“, „Kenntnisse“. Kreative Überschriften wie „Mein Weg“ werden womöglich nicht erkannt.
  • Vermeiden Sie Tabellen, Textfelder und komplexe mehrspaltige Layouts. Manche Systeme lesen sie in der falschen Reihenfolge.
  • Setzen Sie wichtigen Text nicht in Bilder oder Icons. Ein ATS kann Text in Bildern nicht lesen.
  • Platzieren Sie Ihre Kontaktdaten im Hauptteil der Seite, nicht nur in Kopf- oder Fußzeile, die manche Systeme überspringen.

Verwenden Sie die Schlüsselwörter der Anzeige#

  • Lesen Sie die Anzeige und notieren Sie die genannten Fähigkeiten, Tools und Berufsbezeichnungen.
  • Verwenden Sie sie dort, wo sie auf Sie zutreffen: in den Stichpunkten Ihrer Berufserfahrung und in Ihrem Kenntnisse-Abschnitt.
  • Schreiben Sie einmal den vollständigen Begriff und die Abkürzung, zum Beispiel „Suchmaschinenoptimierung (SEO)“.
  • Stopfen Sie den Lebenslauf nicht mit Schlüsselwörtern voll und verstecken Sie sie nicht in weißer Schrift. Moderne Systeme und Recruiter bemerken das, und es wirkt unehrlich.

Wählen Sie das richtige Dateiformat#

  • Ein PDF mit markierbarem Text funktioniert mit den meisten modernen ATS.
  • Verlangt die Anzeige Word (.docx), senden Sie Word.
  • Laden Sie nie einen eingescannten Lebenslauf oder ein als Bild gespeichertes PDF hoch.

Formatieren Sie Zeiträume und Positionen klar#

  • Verwenden Sie ein einheitliches Datumsformat, zum Beispiel „01/2022 – 03/2024“.
  • Stellen Sie Position, Unternehmen und Zeitraum jeder Station in eigene, klare Zeilen.

ATS-freundliche vs. riskante Entscheidungen#

ElementATS-freundlichRiskant
Abschnittsüberschriften„Berufserfahrung“, „Kenntnisse“„Meine Stationen“, „Mein Werkzeugkasten“
LayoutEinspaltig oder einfach zweispaltigTabellen, Textfelder, überlappende Grafiken
KenntnisseAls Text geschriebenNur als Icons, Logos oder Balken
KontaktdatenIm Hauptteil der SeiteNur in Kopf- oder Fußzeile
DateiformatText-PDF oder .docxGescanntes PDF, Bild, .pages
SchlüsselwörterAus der Anzeige übernommen, ehrlich eingesetztFehlend, oder gehäuft und in weißer Schrift versteckt

Wie ProFitCV Ihnen durch das ATS hilft#

  • ATS-freundliche Vorlagen. Alle Vorlagen von ProFitCV verwenden übliche Abschnittsüberschriften und exportieren ein Text-PDF, das ATS-Software lesen kann.
  • Passende Schlüsselwörter. Match job schreibt eine Berufserfahrung rund um die Fähigkeiten und Schlüsselwörter einer Stellenanzeige um und zeigt jede Änderung, bevor Sie sie übernehmen. Lesen Sie, wie Sie Ihren Lebenslauf an eine Stellenanzeige anpassen.
  • Integrierte Jobsuche. Finden Sie eine Stelle im Tab Jobs und klicken Sie auf Match My Resume, um Ihren Lebenslauf an genau diese Anzeige anzupassen.

Häufige Fragen#

Sollte ich meinen Lebenslauf als PDF oder als Word-Datei senden?#

Ein PDF mit markierbarem Text funktioniert mit den meisten modernen ATS gut und erhält Ihr Layout. Verlangt eine Stellenanzeige ausdrücklich Word (.docx), halten Sie sich daran.

Nutzen alle Unternehmen ein ATS?#

Nicht alle, aber die meisten großen und viele kleine und mittlere Unternehmen. Gehen Sie davon aus, dass zuerst ein ATS Ihren Lebenslauf liest.

Kann ein ATS einen zweispaltigen Lebenslauf lesen?#

Moderne Systeme kommen mit einem einfachen zweispaltigen Layout meist gut zurecht. Tabellen, Textfelder und viele Grafiken machen mehr Probleme. Im Zweifel ist ein einspaltiges Layout die sicherste Wahl.

Wie viele Schlüsselwörter sollte mein Lebenslauf enthalten?#

Es gibt keine magische Zahl. Nehmen Sie die wichtigsten Fähigkeiten und Tools aus der Anzeige auf, die Sie wirklich beherrschen, in natürlichen Sätzen und in Ihrem Kenntnisse-Abschnitt. Relevanz zählt mehr als Wiederholung.

Funktioniert es, Schlüsselwörter in weißer Schrift zu verstecken?#

Nein. Das ATS liest versteckten Text wie normalen Text. Recruiter sehen ihn also in Ihrem Profil, und Ihre Bewerbung kann dadurch markiert oder aussortiert werden.

Wie prüfe ich, ob mein Lebenslauf ATS-freundlich ist?#

Kopieren Sie den gesamten Text aus Ihrem PDF und fügen Sie ihn in einen einfachen Texteditor ein. Erscheint er in der richtigen Reihenfolge, mit Überschriften, Positionen und Zeiträumen, wird ihn ein ATS sehr wahrscheinlich ebenfalls richtig lesen.

Probieren Sie es aus#

Wählen Sie eine ATS-freundliche Vorlage, tragen Sie Ihre Erfahrung ein und nutzen Sie dann Match job, um sie an die Stellenanzeige anzupassen, auf die Sie sich bewerben. Starten Sie mit dem kostenlosen Lebenslauf-Editor.